紙の通帳をAI-OCRでExcel化し、仕訳データにする方法

STEP1　携帯電話で撮影する

専用のスキャナは使いません。通帳のページを携帯電話のカメラで撮影します。原本はお客様の手元に残りますので、通帳を郵送したり預けたりする必要がありません。ここが、紙の資料をお預かりする従来のやり方といちばん違う点です。

撮影は、明るい場所で、通帳の紙面が影にならないようにするのがコツです。真上から、見開きのページ全体が入るように撮ります。ページを飛ばさず、記帳の順番どおりに撮っておくと、後の突き合わせが楽になります。

STEP2　AIで写真をExcelにする

撮影した写真をAIに読み取らせ、日付・摘要・入金額・出金額・残高を抽出して、あらかじめ決めた形式のExcelにします。列の並びと項目は固定です。ここを固定しておくことが、後の工程を自動化できるかどうかを分けます。

従来型のOCRでは、帳票の種類、印字の状態、撮影の条件、表の形によって、人が直す作業が多く残っていました。項目の位置が一定でない資料でも意味を読み取れるようになったことが、AIを使う一番の理由です。

STEP3　科目ルールを覚えるアプリにアップロードする

出来上がったExcelを、会社ごとの科目ルールを学習して覚えるアプリにアップロードします。「この摘要の取引には、この勘定科目と補助科目を当てる」という対応を、会社ごとに保持していく仕組みです。

一度確定させた対応は、アプリが覚えます。次に同じ取引が出てきたときは、AIに問い合わせることなく同じ結果になります。毎月AIに判断させないので、利用費も待ち時間も増えませんし、去年と今年で結果が変わることもありません。

STEP4　仕訳データとして取り込める形に加工する

覚えたルールを当てはめて、会計ソフトが取り込める仕訳データの形に整えます。使っている会計ソフトによって必要な列や形式は違うため、そこに合わせて出力します。会計ソフトを乗り換えていただく必要はありません。

STEP5　検算して、人が確認する

通帳には、検算に使える情報がもともと入っています。前の残高＋入金－出金＝次の残高。この関係が崩れていれば、どこかの行の読み取りか、行そのものが抜けています。機械的に確認できるこうした項目は、AIではなくプログラムで検算します。

人が目を通すのは、読み取りの信頼度が低い行、検算が合わない行、これまでに出てきていない取引だけです。全行を見比べる作業はしません。

クラウド会計ソフトの外貨対応は、金融機関とのデータ連携か、外貨の金額を入力して自動で円換算する仕組みが前提になっています。明細を自動で取り込める外貨口座は一部の金融機関やサービスに限られており、そこから外れた口座は対象外です。米ドル以外の通貨になると、明細の様式も、適用したレートの根拠を残す作業も、会社ごとに違ってきます。

紙の外貨通帳も、日本円の通帳とまったく同じ工程を通せます。違うのは、Excelに通貨・適用レート・換算の根拠を列として持たせる点です。

円換算の計算と為替差損益の集計は、AIではなく通常のプログラムで固定処理します。計算そのものをAIに毎回やらせないので、同じ条件なら必ず同じ結果になり、後から「どのレートで換算したか」をたどれます。

この工程は、経理代行・記帳代行の中で運用しているものです。ご相談をいただいた際は、次の点を確認したうえで、どこまで自動化できるかをご提案します。

• 紙の通帳が何口座あり、月に何ページ分の記帳が発生するか
• ネットバンキングと連携できる口座が他にあるか
• 現在お使いの会計ソフトと、取り込みに使っている形式
• 勘定科目・補助科目の付け方について、社内で決まっているルール
• 外貨口座の有無と、換算レートの根拠の残し方

AIやツールを入れること自体が目的ではありません。手作業が残っている場所と、同じ入力を繰り返している場所を先に整理したうえで、経理代行、既存のツール、自社アプリを組み合わせてご提案します。