AI経理とは？
経理業務でAIをどう使うか
AIで読み取り、システムで処理し、人が判断する。
経理代行の実務側から、AIを使う場所と使わない場所を整理しました。
AI経理とは、経理をAIに丸ごと任せることではありません。書類の読み取り、外国語資料の整理、大量情報の分類といったAIが得意な部分と、会社ごとの会計ルールを毎回同じように処理する通常のシステム、そして最後に確認・判断する人。この3つを分けて組み合わせることです。ナビドックスは経理代行の実務側の会社として、AIを使う場所と使わない場所を決めたうえで業務に組み込んでいます。
AI経理とは、AIに経理を丸ごと任せることではありません
まず、このページで扱う「AI経理」の範囲をはっきりさせておきます。
AI経理とは、書類の読み取り、文章の整理、翻訳、大量情報の分類などにAIを使い、経理業務を進めやすくする考え方です。法令や規格で定義された正式な用語ではないため、このページでは、生成AI・AI-OCR・画像認識・自然言語処理といったAI関連の技術を経理業務の一部に組み込むことを、便宜上「AI経理」と呼びます。
注意していただきたいのは、AI-OCRと生成AIは同じものではないという点です。紙の書類を読み取る技術と、文章を書いたり判断の候補を出したりする技術は別物で、得意なことも費用のかかり方も違います。このページでは、生成AIだけでなく、AI-OCRや通常のプログラムまで含めた業務全体の設計を扱います。
そして、会計処理には会社ごとの事情があります。勘定科目、補助科目、部門、現場、税区分の付け方は会社ごとに違い、しかも一度決めたら継続して同じように処理しなければ意味がありません。これを毎回AIに判断させるのは、安定性の面でもコストの面でも合理的ではありません。確定したルールは通常のシステムに保持し、新規・例外・曖昧なものだけをAIと人が見る。これがナビドックスの基本的な考え方です。
AIにしかできない仕事だけを、AIに任せる
AI・通常システム・人。それぞれが向いている処理は、はっきり分かれています。
AI ／ 読み取り・整理
形式がバラバラな資料、文章の意味理解、表記ゆれ、外国語、新規・例外の処理。画像からの項目抽出、契約書の要約、勘定科目の候補出し、異常値の洗い出しなど。
通常システム ／ 固定処理
固定ルール、計算、集計、変換、保存。同じ条件なら必ず同じ結果になる処理。会社別の科目変換、残高の検算、CSV生成、権限管理、ログ保存など。
人 ／ 確認・判断
最終判断、説明責任、例外処理、税務・法務・労務の判断。原本との照合、仕訳の確認、契約内容の判断、お客様へのご説明など。
会計ソフトのAI機能で足りる部分と、足りない部分があります
すでにクラウド会計ソフトのAI-OCRや自動仕訳をお使いの方に向けて、どこに手作業が残るのかを整理しました。
クラウド会計ソフトのAI機能は非常によくできていて、ネットバンキングと連携できる口座の明細、定型的な請求書、繰り返し発生する取引については、ソフト側の機能で十分に処理できます。わざわざ別の仕組みを用意する必要はありません。一方で、実務では次のような場面で手作業が残ります。ナビドックスがAIを組み込んでいるのは、主にこの部分です。
ソフトのAI機能で足りることが多い
- ネットバンキングと連携できる口座の入出金明細
- 毎月繰り返される定型的な請求書・経費
- 学習済みの取引先・科目の自動仕訳
- クレジットカード明細の取り込み
手作業が残りやすい
- 紙でしか存在しない通帳・帳票
- 連携対象になっていない口座、外貨の口座
- 会社独自の継続処理ルールがある取引
- 外国語で書かれた契約書・請求書
- 資料がそもそも揃っていない状態からの整理
例1：外貨の通帳は、自動化の前提から外れやすい
クラウド会計ソフトの外貨対応は、金融機関とのデータ連携か、外貨の金額を入力して自動で円換算する仕組みが前提になっています。明細を自動で取り込める外貨口座は一部の金融機関やサービスに限られており、そこから外れた口座は対象外です。
実務では、連携対象になっていない銀行の外貨預金、海外送金のために開いた口座、そもそも紙の通帳しかない外貨口座が出てきます。米ドル以外の通貨になると、明細の様式も、適用したレートの根拠を残す作業も、会社ごとに違ってきます。
ナビドックスでは、紙の外貨通帳も日本円の通帳と同じ工程で扱います。画像から日付・摘要・入出金額・残高を抽出し、通貨と適用レート、換算の根拠を列として持たせたExcelに整理します。円換算の計算と為替差損益の集計は、AIではなく通常のプログラムで固定処理します。計算そのものをAIに毎回やらせないので、同じ条件なら必ず同じ結果になります。
例2：切手のように、法令上の扱いと実務の処理が分かれるもの
税区分は、AIが領収書の記載どおりに読むと実務とズレることがあります。代表的なのが郵便切手です。
郵便切手類の譲渡は消費税が非課税で、原則としては、切手を使って郵便のサービスを受けた時点で課税仕入れになります。ただし、自社で使う分については、継続して同じ処理をすることを条件に、購入した日の属する課税期間の課税仕入れとすることが認められています（消費税法基本通達11-3-7）。実務では、購入時に課税仕入れとして処理している会社が多くあります。
ところが、領収書そのものには非課税の表示が並びます。AIが領収書の記載だけを見て判断すれば、非課税で取り込まれます。購入時に課税仕入れで継続処理している会社では、これを毎月直すことになります。件数が少なくても、毎月必ず発生する手直しは負担です。
さらに紛らわしいのが収入印紙です。切手と同じく非課税で購入しますが、こちらは購入しても課税仕入れにはならず、租税公課として扱います。「非課税で買うもの」とひとまとめにして同じ処理をすると誤ります。
これは、AIの精度の問題ではありません。その会社が継続適用している処理を知らなければ判断できない、というだけのことです。だからナビドックスは、こうした会社ごとの取り決めを変換アプリ側のルールとして保持し、AIには判断させません。一度決めたルールは翌月も翌年も同じように適用されます。
紙の通帳を撮影し、会社別ルールを保った仕訳データへ実務で利用中
AIが担当するのは、紙の画像から構造化データを作るところまで。会計の判断まではさせません。
スマホで撮影
通帳のページを携帯電話で撮影します。原本はお客様が持ったままです。
AIでExcel化
写真から日付・摘要・入金額・出金額・残高を抽出し、決まった形式のExcelにします。
アプリへアップロード
会社ごとの科目ルールを学習して覚えるアプリに取り込みます。
仕訳データへ加工
覚えたルールを当てはめ、会計ソフトに取り込める仕訳データにします。
検算・確認
残高の検算と人の確認を経て、会計ソフトへ取り込みます。
ナビドックスでは、紙の通帳を携帯電話で撮影し、その写真をAIでExcelにする工程を実務で運用しています。抽出するのは日付・摘要・入金額・出金額・残高で、決まった形式のExcelに整えます。そのExcelを、会社ごとの科目ルールを学習して覚えるアプリにアップロードし、会計ソフトへ取り込める仕訳データとして加工します。
ここで重要なのは、AIに会社固有の会計判断までさせないことです。AIの担当は、紙の画像から構造化されたデータを作るところまで。同じ取引先・同じ条件にどの科目を当てるかは、一度確定させればアプリ側が覚えます。次に同じ取引が出てきたときは、AIに問い合わせることなく同じ結果になります。これによって、AIの処理量とトークン費用を抑えながら、会社別のルールを継続して保持できます。
検算も人任せにしません。前残高＋入金－出金＝次残高のように機械的に確認できる項目は、プログラムで検算します。人が見るのは、読み取りの信頼度が低い行、検算が合わない行、これまでに出てきていない取引だけです。
外国語を、日本のバックオフィスで確認できる形へ実務で利用中
契約書・会計資料の確認と、外国人従業員との日常連絡の両方で使っています。
契約書・会計資料
英語・中国語・クメール語などが併記された契約書を、日本語で条項ごとに整理し、金額、支払条件、契約期間、解除条件といった確認すべき項目を抜き出します。海外の会計資料についても、日本側で確認すべき箇所を絞り込む補助に使えます。以前は翻訳の手配だけで日数がかかっていた下準備が、その日のうちに進みます。
外国人従業員との連絡
日本語の連絡文にベトナム語などの翻訳を併記してLINEなどで送ることで、集合時間、持ち物、勤怠、休暇、日常の注意事項を伝えやすくなります。言葉が違うことを理由に、必要な説明を省略しなくて済むようになったことが、いちばん大きな効果です。
人が飽きるほど多い情報を、実行できる仕事に変える開発中
AIの強みは、人にできない判断だけではありません。続けられない作業を、続く工程に変えることにもあります。
人でもできるけれど、量が多く、形式がばらばらで、集中力が続かない作業があります。例えば、国税庁が公開している法人データを基礎に、法人名と所在地から公式ホームページの候補を探し、社名・住所・事業内容が一致するかを確認し、業種や事業内容を整理していく作業です。
ここでも役割は分けます。データの取得と一致判定は通常のプログラム、表記ゆれの吸収や文章の分類はAI、判断が割れる候補だけ人が確認します。
建設業に絞れば、同じ法人情報が、営業先の候補にも、協力会社の候補にも、地域ごとの市場の把握にも使えます。作っているのは単なるリストではなく、公開情報を目的別に使える状態にするための仕組みです。
生成AIには、処理するたびにコストと制限があります
AIを使わない判断も、同じくらい重要です。
生成AIをAPIなどで利用する場合、入力・出力の量や処理回数に応じて費用が発生し、一定時間内に処理できる量にも制限があります。同じ取引を毎月AIに判断させれば、件数に比例して費用と待ち時間が増えます。モデルが更新されれば、去年と同じ資料から違う答えが返ってくることもあります。
そのため、登録済みの取引先、定額の支払、給与仕訳、借入の返済、CSVの変換といった確定した処理は通常のシステムで動かします。AIに回すのは、初めて見る取引、書式がばらばらな資料、外国語、自由記述、そして例外だけです。
| AIを毎回使う場合の課題 | ナビドックスの対策 |
|---|---|
| 件数に応じて利用費が増える | 新規・例外だけAIに送り、確定したルールは再利用する |
| 処理上限と待ち時間がある | 通常処理と分離し、順番待ちと再試行の仕組みを持つ |
| 同じ入力でも結果が揺れる | 固定処理はプログラム化し、出力形式を限定する |
| 外部サービスの障害・仕様変更 | 中間データを標準形式で保存し、AIが止まっても後工程を続けられるようにする |
| 会社情報を毎回渡す必要がある | 会社別ルールは自社のデータベースと変換アプリに保持する |
お客様の資料をAIに渡すときに、ナビドックスが決めていること
「うちの通帳や請求書はAIに送られているのか」というご質問をいただくことが増えました。実際にどう扱っているかをご説明します。
企業がAIを使う場合の安全性は、「AIに入れたら学習される」という一括りの話では決まりません。利用するサービスの契約条件、学習利用の有無、保存期間、サーバーと再委託先、アクセス権、ログ、削除の方法によって変わります。ナビドックスは、次の流れと取り決めで運用しています。
情報を区分する
そもそもAIに渡してよい情報かどうかを先に分けます。
承認した環境で処理
契約条件を確認したサービス・環境だけを使います。
最小限だけ送る
処理に不要な情報は送りません。
プログラムで検算
機械的に確認できる項目はAI任せにしません。
人が確認・記録
最終確認は人が行い、処理の記録を残します。
- 送る情報を必要最小限にします。処理に不要な部分は送りません。ID・パスワード・認証コードの類は入力しません。
- 承認した環境だけを使います。担当者が個人の判断で任意のAIサービスにお客様の資料を貼り付けることは認めていません。
- 契約条件を確認したサービスだけを使います。学習利用の有無、保存期間、削除の方法を確認したうえで採用します。
- 会社ごとにデータとアクセス権を分けます。誰がいつ何を処理したかを記録します。
- AIの結果をそのまま確定にしません。プログラムによる検算と、人の確認を必ず通します。
- AIが止まっても業務が止まらないようにします。中間データは標準的な形式で保存し、代替の手順を用意しています。
なお、このページでは、具体的な管理画面の構成、ネットワークやバックアップの配置、利用しているサービスの詳細な設定などは公開していません。運用の方針はお伝えできますが、そのまま攻撃の手掛かりになる情報は掲載しない方針です。個別のご確認については、お問い合わせいただければ対応いたします。
AI全般ではなく、バックオフィス実務に関係する範囲で活用しています
扱っている範囲と、扱っていない範囲をはっきりさせておきます。
ナビドックスは、画像生成や動画生成を含むAI全般の専門会社ではありません。経理、契約書、外国語の資料、外国人従業員との連絡、公開情報の整理、そして自社のホームページや業務アプリの開発といった、実際のバックオフィス業務に関係する範囲でAIを使っています。
売りにしているのはAIに詳しいことではなく、経理実務の課題を分解して、AI・通常のシステム・人のどれに担当させるかを決められることです。手作業が残っている場所、同じ入力を繰り返している場所、確認漏れが起きやすい場所を先に整理してから、AIを使う場所を決めます。
よくある質問
AI経理について、お問い合わせの多いご質問をまとめました。
AI経理とは何ですか？
AI-OCR、生成AI、画像認識などを経理業務の一部に使い、書類の読み取り、文章の整理、翻訳、分類などを効率化する考え方です。会社ごとの決まった処理は通常のシステムが行い、判断が必要な部分は人が確認します。
なお「AI経理」は法令や規格で定義された用語ではありません。本ページでは、AI関連の技術を経理業務の一部に組み込むことを便宜上そう呼んでいます。
会計ソフトのAI機能があれば、それで十分ではないですか？
連携できる口座の明細や、繰り返し発生する定型的な取引については、会計ソフトのAI機能で十分なことが多いです。あえて別の仕組みを用意する必要はありません。
手作業が残りやすいのは、紙の通帳、連携対象外の口座や外貨の口座、外国語の資料、そして会社独自の継続処理があるものです。ナビドックスが手を入れているのは、その部分です。
紙の通帳から会計データを作れますか？
画像から日付・摘要・入出金額・残高を抽出し、決まった形式のExcelに整理することは可能です。そのあとに会社別の科目ルールを適用し、残高の検算と人の確認を経て会計データに変換します。
外貨の通帳についても、通貨と適用レート、換算の根拠を持たせた形で同じ工程を通せます。円換算と為替差損益の計算は、AIではなく通常のプログラムで処理します。
AIに通帳や請求書を読み取らせても安全ですか？
利用するサービスの契約条件、学習利用の有無、保存期間、アクセス権、削除の方法によって変わります。「AIに入れたら学習される」と一括りにできるものではありません。
ナビドックスは、承認した環境から必要最小限の情報だけを送り、記録と人の確認を残す運用にしています。「自社の資料はAIに通さないでほしい」というご要望にも対応します。該当する工程を通常の処理に切り替えますので、ご相談時にお申し付けください。
毎回AIに仕訳を作らせたほうが早くないですか？
初めて見る取引や例外の判断には有効ですが、確定済みの取引まで毎回AIに送ると、利用費・待ち時間・結果のばらつきが増えます。モデルが更新されると、去年と同じ資料から違う答えが返ってくることもあります。
会社別のルールは通常のシステムに保存して再利用するほうが、費用の面でも安定性の面でも有利です。
ナビドックスはAI導入コンサルティングの会社ですか？
AI全般を扱う会社ではありません。経理代行・バックオフィス支援の実務が本業で、その中で必要な場所にAIと自社システムを組み込んでいます。
まず業務の流れを整理し、AIを使うべき部分を見極めるところから始めます。AIを導入すること自体を目的にしたご提案はしていません。
経理を代行するだけでなく、経理が回る仕組みまで整理します
AIやシステムを入れる前に、いま手元にある資料、作業の手順、使っている会計ソフト、担当者の役割を確認します。
手作業が残っている場所、同じ入力を繰り返している場所、確認漏れが起きる場所を整理したうえでご提案します。