建設業の経理・事務に関するよくある質問

建設業の経理は、会社全体の売上や経費だけでなく、工事ごとの利益や支払予定まで整理する必要がある点が大きく違います。

建設業では、売上、材料費、外注費、人件費、現場経費を工事別に管理し、完成工事高、未成工事、工事別原価、工事別粗利を確認できる状態にしておくことが重要です。

また、建設業の経理情報は、税務申告だけでなく、建設業許可に関する決算変更届にも関係します。決算変更届では、決算書のほか、工事経歴書や直前3年の各事業年度における工事施工金額など、建設業特有の資料が必要になります。

そのため、建設業では、会計ソフトへの入力だけでなく、税理士への決算資料、行政書士への建設業許可関連資料、社長が確認する工事別利益資料につながるように、日頃から工事ごとの情報を整理しておく必要があります。

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経理担当者を雇うことで、日々の会計入力、請求書整理、支払管理、給与計算などの負担は軽くなります。しかし、経理担当者を雇えば建設業の経理・事務の問題がすべて解決するとは限りません。

建設業では、一般的な会計知識や経理経験だけでなく、工事別の売上・原価管理、外注費・材料費の整理、出面や人件費の把握、建設業許可に関する決算変更届、安全書類の整備、現場入場に必要な書類対応など、建設業特有の知識が必要になる場面があります。

特に、初めて経理担当者を雇う場合は注意が必要です。採用した経理担当者が会計ソフトへの入力や一般的な経理処理に慣れていても、建設業の工事別管理、安全書類、グリーンサイト、CCUS、作業員名簿、再下請負通知書、施工体制台帳、税理士・行政書士との資料連携まで理解しているとは限りません。

そのため、採用前に、どこまでを社内の経理担当者に任せるのか、どこから外部の経理代行・事務代行・税理士・行政書士と連携するのかを整理しておくことが重要です。

建設業で経理担当者を雇う場合は、単に「経理ができる人」を採用するだけでなく、経理担当者が迷わず業務を進められる道しるべや管理体制を用意することが大切です。

まずは、任せたい業務範囲を整理することが大切です。

たとえば、会計入力、請求書発行、入金確認、支払予定表、給与計算、振込、工事別利益管理、安全書類、税理士への資料提出、行政書士への建設業許可関連資料の準備などです。

ここが曖昧なまま採用すると、担当者に業務が集中し、経理・事務が属人化しやすくなります。

建設業では、社長、現場責任者、経理担当者、税理士、行政書士の間で情報が分散しやすいため、採用前に次のような点を整理しておくと安心です。

• 誰が請求書を作成するのか
• 誰が入金確認を行うのか
• 誰が支払予定を管理するのか
• 誰が給与計算を行うのか
• 誰が工事別利益を確認するのか
• 誰が安全書類を作成・更新するのか
• 税理士へ渡す資料を誰が準備するのか
• 行政書士へ渡す建設業許可関連資料を誰が準備するのか
• データをどこに保存し、どのファイルを最新版とするのか
• ID・パスワードを会社としてどのように管理するのか

経理担当者を採用する前に、業務の流れと管理方法を整理しておくことで、採用後の混乱や属人化を防ぎやすくなります。

建設業では、現場ごと・元請ごとに処理方法が違うことが多く、情報が社長、現場責任者、経理担当者の間に分散しやすいためです。

たとえば、追加工事の請求状況、外注先への支払予定、作業員情報、安全書類の提出状況、税理士へ渡す資料、行政書士へ渡す建設業許可関連資料などが、担当者の記憶や個別のExcelに頼っているケースがあります。

よくある例として、前任の担当者のパソコン内に、経理・事務に必要なデータのほとんどが保存されていたため、引き継いだ新しい担当者が、どこに何の資料があるのか、どのファイルが最新なのか、どの資料を使って処理すればよいのかを確認するだけで、初動から膨大な時間を使うことがあります。

また、会計ソフト、ネットバンキング、給与計算、グリーンサイト、CCUS、クラウドストレージなどのID・パスワードが、担当者個人のGoogleパスワード管理やブラウザ保存に依存している場合もあります。この状態では、担当者が退職したときにログイン情報が分からなくなるだけでなく、重要情報の管理やセキュリティ面でも問題が生じやすくなります。

そのため、建設業の経理・事務では、単に担当者を置くだけでなく、データの保存場所、ファイル名、最新版の管理、ID・パスワードの管理方法、処理手順、承認フローを会社として整理することが重要です。

属人化した状態を放置すると、担当者が休んだり退職したりしたときに、請求、支払、給与計算、安全書類、税理士・行政書士対応などの業務が止まりやすくなります。

税理士は主に、決算、申告、税務相談を行う専門家です。一方で、日々の請求、支払、入金確認、給与計算、資料整理、資金繰り、工事別利益管理などは、社内経理または経理代行の領域になります。

特に建設業では、決算時に仕掛工事、未成工事、材料の棚卸、工事ごとの進捗状況などを整理する必要があります。これらは会計帳簿や通帳だけを見ても判断できないことが多く、税理士が自動的に把握できるものではありません。

たとえば、決算日時点で工事が完成しているのか、途中なのか、材料が現場に残っているのか、外注費や材料費がどの工事に対応するのかといった情報は、会社側で管理し、税理士へ正しく伝える必要があります。

税理士が正確に決算・申告を行うためにも、会社側で工事別の情報を整理し、必要な資料を提供できる状態にしておくことが重要です。

税理士に依頼していても、社長が毎月見たい数字や現場別の利益が見えていない場合、または決算時に仕掛工事・棚卸・工事別原価の整理で慌てている場合は、経理体制の整理が必要です。

建設業では、税理士に渡すための資料を作る前段階として、工事別の売上、材料費、外注費、人件費、現場経費、仕掛工事、棚卸情報を日頃から整理する体制が重要になります。

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任せることはできますが、安全書類は経理とは別の知識や対応力が必要です。

安全書類では、作業員名簿、再下請負通知書、施工体制台帳、資格証、社会保険情報、雇用保険情報、グリーンサイト、CCUSなど、現場入場に関わる情報を扱います。

特に、外国人を雇用している場合は、在留資格、在留期限、就労できる業務の範囲、雇用関係などの確認が必要になる場合があります。安全書類上も、作業員名簿や本人確認資料、資格情報、保険加入状況などを正確に整理しなければならず、通常の経理処理とは異なる注意が必要です。

また、建設業では、現場ごとに主任技術者や配置技術者が必要になる場面があります。そのため、誰が主任技術者になれるのか、必要な実務経験や資格は何か、施工管理技士などの資格がどの工種に対応するのかを確認する必要があります。

会計入力ができる人でも、安全書類、外国人雇用、主任技術者、建設業許可、現場ごとの提出ルールに慣れていない場合は、書類不備によって現場入場や元請への提出対応が止まることがあります。

そのため、安全書類を経理担当者に任せる場合は、単に「事務作業」として扱うのではなく、建設業の現場入場、雇用管理、資格管理、主任技術者、建設業許可に関わる専門的な事務として整理することが大切です。

制度判断が必要な場合は、行政書士、社会保険労務士、その他専門家と連携して確認することも重要です。

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経理担当者を採用しても教育する人がいない会社、前任者が退職して業務の流れが分からない会社、社長が現場や営業で忙しく経理まで手が回らない会社には、経理代行・事務代行が向いています。

特に、経理担当者が急に退職してしまった会社では、請求、支払、給与計算、会計ソフト入力、税理士への資料提出、安全書類、ネットバンキング、各種クラウドサービスのログイン情報など、どこから確認すればよいか分からない状態になることがあります。

建設業では、経理担当者が単なる会計入力だけでなく、工事別の売上・原価管理、外注費や材料費の支払予定、安全書類、グリーンサイト、CCUS、税理士・行政書士との資料連携まで担当しているケースもあります。そのため、担当者の退職によって、経理だけでなく現場事務や許可関連の手続きにも影響が出ることがあります。

また、正社員を雇うほどの業務量はないものの、請求、支払、給与、安全書類、工事別利益管理を整理したい会社にも適しています。

経理代行・事務代行を利用することで、退職後の一時的な穴埋めだけでなく、業務の流れ、データの保存場所、支払予定、工事別管理、安全書類の管理方法を整理し、次の担当者が迷わない状態を作りやすくなります。

ナビドックスでは、経理事務代行の業務の中で培った経験を基に、建設業の経理・事務業務の効率化を支援するツールを提供しています。

建設業では、工事情報、出面、材料費、外注費、安全書類、入金予定、支払予定などが分散しやすく、社長が必要な数字をすぐに確認できないことがあります。

これらをExcelで管理している会社も多くありますが、Excel管理では、ファイルが担当者ごと・現場ごと・年度ごとに分かれやすく、どのファイルが最新なのか、どの資料を見れば正しいのか分からなくなることがあります。担当者が独自に作った管理表に依存している場合、退職や引き継ぎの際に業務が止まりやすくなります。

一方で、専用システムを導入しようとしても、建設業向け、会計向け、勤怠向け、原価管理向け、安全書類向けなど多くのサービスがあり、どのシステムが自社の業務に合っているのか判断しにくいことがあります。高機能なシステムを導入しても、現場の運用に合わなければ使われなくなってしまいます。

ナビドックスの業務支援アプリは、単なるシステム販売ではなく、経理・事務体制を整理するための道具です。工事情報、入金予定、支払予定、工事別利益、安全書類、給与・勤怠情報などを整理し、経理代行、税理士連携、社長の判断につなげるための仕組みとして活用しています。

主役はシステムではなく、建設業の経理・事務体制の整理です。アプリは、Excel管理の属人化を防ぎ、会社に合った経理・事務の流れを作るための補助として提供しています。

▶ 関連：経理・事務を整理するための業務支援ツールを提供しています。

はい。経理担当者を雇った後でも利用できます。

ナビドックスは、経理業務をすべて代行するだけでなく、社内の経理担当者が迷わず業務を進められるように、業務の流れや管理項目を整理する支援も行います。

建設業では、請求、支払、給与計算、工事別利益、安全書類、税理士対応、行政書士対応など、経理・事務の範囲が広くなりやすく、担当者の経験や記憶に頼ると属人化しやすくなります。

ナビドックスでは、建設業の経理代行だけでなく、経理担当者を雇った後に業務が属人化しないよう、工事別管理、安全書類、支払予定、税理士・行政書士連携まで含めた経理・事務体制の整理を支援しています。

すべての業務を一度に整える必要はありません。会社の状況に応じて、請求、支払、給与、工事別利益、安全書類、税理士・行政書士連携などの中から優先順位を決め、担当者が変わっても引き継ぎやすい状態を目指します。

将来的に社内経理へ移行したい場合でも、業務の道しるべを作っておくことで、経理担当者が迷わず業務を進めやすくなります。

ナビドックスでは、建設業向けに、経理代行、記帳代行、給与計算、振込代行、売掛金・買掛金管理、資金繰り表、工事別利益管理、工事台帳、安全書類作成・管理、税理士との連携、行政書士との連携などに対応しています。

単に経理作業を代行するだけでなく、社長が会社の数字を見られる状態を作り、経理・事務の属人化を防ぐことを重視しています。

また、必要に応じて業務支援アプリを活用し、工事情報、入金予定、支払予定、給与・勤怠、安全書類、工事別利益などを整理しやすい状態にすることで、経理担当者が変わっても引き継ぎやすい体制づくりを支援します。

対応範囲は広くなりますが、すべての業務を一律に提供するものではありません。会社の状況や課題に応じて、必要な業務を整理し、経理代行、給与計算、振込代行、安全書類、工事別利益管理、税理士・行政書士連携などを組み合わせて支援します。

ナビドックスは、経理代行を提供するだけでなく、建設業の経理・事務が担当者個人に依存しない体制づくりを支援しています。

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