採用の前に整理すること

経理担当者を採用する前に、
決めておきたいこと

担当者の退職、初めての経理採用、業務量の増加。
人を探す前に、その人に任せる仕事と流れを決めておくと、採用後の立ち上がりが変わります。

経理担当者の募集を出す前に、あるいは出している今、その人に任せる仕事は決まっているでしょうか。
前任者が退職する、会社として初めて経理を置く、業務が増えて社長や総務の兼務では回らなくなった。きっかけは違っても、採用の前に「経理の仕事の中身」を書き出しておくと、募集する人材像も、入社後に任せる範囲も決めやすくなります。このページは、経理担当者の採用をやめるための話ではありません。採用した人が長く働ける形を、採用の前に整えるための整理です。
採用だけでは解決しないこと
採用前に整理する8項目
社内の仕事・外に出せる仕事
採用と外部の組み合わせ方
建設会社の場合
よくある質問
Problem

人を採用するだけでは、
解決しないことがあります

経理の採用がうまくいかない理由は、応募者の経験不足だけとは限りません。

  • 前任者の手順が残っていない
    何をいつ処理していたかが担当者の頭の中にしかなく、後任はゼロから覚え直すことになります。
  • 任せる仕事の範囲が広すぎる
    経理・総務・庶務がまとめて一つの募集になり、どの経験を持つ人に来てほしいのかが伝わりません。
  • 一人に集まり、同じ属人化を繰り返す
    仕事の流れを決めないまま引き継ぐと、新しい担当者も前任者と同じように一人で抱える形になります。
  • 社長の確認が止まり所になる
    支払の承認や判断が社長に集中したままだと、担当者が替わっても処理の遅れは解消しません。
どれも、採用した人の能力の問題ではなく、仕事の置き方の問題です。採用の前に手を入れておけば、入社した人は最初から決まった流れの上で働けます。
Check

採用前に整理しておきたい
8つの項目

求人票を書く前に、現在の経理業務について次の8つを書き出してみてください。

項目書き出す内容
1. 業務の一覧請求、入金確認、支払、経費精算、給与計算、会計入力、税理士への資料準備など、経理として行っている作業のすべて
2. 頻度と期限毎日・毎週・毎月・年1回のどれか。月末や給料日など、ずらせない期限はいつか
3. 使っているシステム会計ソフト、給与ソフト、ネットバンキング、Excelのファイルなど
4. 資料の保存場所請求書・領収書・契約書が紙か電子か、どこに置いているか
5. 確認する人処理の結果を誰が確認し、誰が承認しているか
6. 税理士との分担税理士に何を渡し、どこから先を税理士が行っているか
7. 社内に残す理由がある仕事現金の管理や支払の最終承認など、社内でなければ困る仕事
8. 外に出せる仕事手順が決まっていて、社外でも進められる仕事
すべてを埋める必要はありません。書き出せない項目があること自体が、整理が必要な場所の目印になります。前任者がいるうちに書き出せれば理想ですが、退職後でも、通帳・会計データ・請求書の控えなどから流れを追うことはできます。
Split

社内に置く方がよい仕事と、
外に出せる仕事

優劣ではなく、向き不向きの整理です。

社内に置く方がよい仕事の例

  • 取引先や社内からの日常の問い合わせ対応
  • 支払の最終承認
  • 現金・小口現金の管理
  • 郵便物や書類の受け取り・回収
  • 電話・来客への即時の対応

外に出せる仕事の例

  • 記帳・会計入力
  • 請求書の発行と入金の消込
  • 給与計算
  • 支払予定の整理・振込データの作成
  • 月次資料・資金繰り表の作成
  • 税理士へ渡す資料の準備
この仕分けができると、採用する人に任せる仕事がはっきりします。社内に残す仕事が多ければ社内担当者を採用し、定型的な処理は外に出す。社内に残す仕事が少なければ、採用せずに外部で運営する。どちらを選ぶかは、仕分けの結果を見てから決めて遅くありません。
Combination

採用とナビドックスの
組み合わせ方

採用するかしないかの二択ではなく、時期と役割で組み合わせることができます。

A　採用までのつなぎ

退職から採用までの空いた期間、必要な経理業務をナビドックスが運営します。その間に業務を整理し、採用した人には整理済みの形で引き継ぎます。

B　採用＋一部を外部に

採用した人には社内でしかできない仕事を任せ、記帳や給与計算などの定型業務はナビドックスが続けて担当します。担当者が休んだときにも業務が止まりにくくなります。

C　採用せずに外部で運営

社内に残す仕事が少ない場合は、整理した経理業務をナビドックスがそのまま運営します。将来採用するときは、Aと同じ形で引き継げます。

料金の目安は、経理業務をまとめてお任せいただく場合で月額10万円程度から、一部の業務のみの場合は5万円からです。料金は業務量と担当範囲で決まり、基準とする業務量はお見積書に記載してご確認いただきます。詳しくはサービス・料金をご覧ください。
Construction

建設会社の場合

建設会社では、経理に加えて工事書類・各種申請・現場との連絡・安全書類が「事務」として一人に集まりやすく、経理と工務の仕事が混ざった募集になりがちです。どの仕事を経理として分け、どの仕事を工事側に残すかを、建設会社向けに別のページで整理しています。

建設会社の経理担当者の採用と経理代行 →
FAQ

よくある質問

経理担当者の退職が決まってからでも間に合いますか？
間に合います。前任者が在籍しているうちに業務を一緒に書き出せれば理想ですが、退職後でも、通帳・会計データ・請求書の控えなどから業務の流れを追うことはできます。まず、月末や給料日など期限をずらせない業務から優先して整理し、必要に応じて採用までの期間の運営をナビドックスがお引き受けします。

経理担当者を採用するつもりでも、相談してよいですか？
はい、ご相談いただけます。ナビドックスを利用すると経理担当者が不要になる、とは限りません。採用する人に任せる仕事と、外部に出せる仕事を先に分けておくことで、募集する人材像がはっきりし、入社後の引継ぎも進めやすくなります。

採用するまでの一時的な支援だけでも依頼できますか？
ご依頼いただけます。採用までの期間は必要な経理業務をナビドックスが運営し、その間に業務を整理して、採用した方へ整理済みの形で引き継ぎます。引継ぎ後に外部に残した方がよい業務があれば、その部分だけ継続してお引き受けすることもできます。

引き継いだ後、社内だけで回せるようになりますか？
社内で回せる状態を目指して整理します。業務の一覧、処理の期限、確認する人、資料の保存場所を手順書やチェックリストの形で残すため、担当者が替わっても同じ流れで処理できます。どこまで社内に戻すかは、会社の業務量と社内の体制を見てご相談のうえで決めます。

あわせてご覧ください

経理業務が整理されていなくても、ご相談ください

何を外に出したいかが決まっていなくて構いません。
今だれが何をしているか、どこで困っているか、採用の予定、社内に残したい業務を伺いながら整理します。東京・千葉対応。

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